Sustav unutarnjih kontrola

Sustav unutarnjih kontrola definira se kao „skup načela, metoda i postupaka unutarnjih kontrola koji je uspostavila odgovorna osoba institucije u svrhu uspješnog upravljanja i ostvarenja općih ciljeva, kao što su: obavljanje poslovanja na pravilan, etičan, ekonomičan, učinkovit i djelotvoran način, usklađenost poslovanja sa zakonima i drugim propisima, zaštita sredstava od gubitaka, zlouporabe i štete, jačanje odgovornosti za ostvarenje poslovnih ciljeva te pouzdanost i sveobuhvatnost financijskih i drugih izvještaja.

Sustav unutarnjih kontrola je u funkciji osiguranja pravilnog, zakonitog, ekonomičnog, učinkovitog i djelotvornog upravljanja proračunskim sredstvima odnosno dobrog financijskog upravljanja.

Sustav unutarnjih kontrola obuhvaća sve poslovne procese koji vode k ostvarenju poslovnih ciljeva, a posebice one koje su vezane uz:

– prihode/primitke

– rashode/izdatke

– natječajne procedure i ugovaranje

– imovinu i obveze.

Sustav unutarnjih kontrola uspostavlja se u svim ustrojstvenim jedinicama institucije/korisnika proračuna koje u skladu s danim ovlastima i odgovornostima ostvaruju te ciljeve.

Važno je istaknuti da za sustave unutarnjih kontrola i financijsko upravljanje nisu i ne mogu biti zadužene samo ustrojstvene jedinice za financije, već je to sastavni dio upravljačke odgovornosti na svim razinama upravljanja.

Svrha sustava unutarnjih kontrola je osigurati:

– usmjeravanje i kontroliranje financijskih učinaka poslovanja radi ostvarenja poslovnih ciljeva i

korištenja sredstava na pravilan, etičan, ekonomičan, djelotvoran i učinkovit način;

-· usklađenost poslovanja sa zakonima, propisima, politikama, planovima i postupcima;

– zaštitu imovine i drugih resursa od gubitaka uzrokovanih lošim upravljanjem, neopravdanim

trošenjem i korištenjem, te od drugih nepravilnosti;

– jačanje odgovornosti za uspješno ostvarenje postavljenih ciljeva;

– pouzdanost i sveobuhvatnost financijskih i drugih izvještaja.

Temeljna obilježja sustava unutarnjih kontrola i dobrog financijskog upravljanja uključuju sljedeće:

– upravljanje po načelu „vrijednost za novac“;

– upravljačku odgovornost na svim razinama upravljanja;

– sustavni pristup i pogled na kontrole.

Jedno od temeljnih obilježja dobrog financijskog upravljanja je upravljanje po načelu „vrijednost za novac“.

Upravljanje po načelu „vrijednost za novac“ treba osigurati da se u pružanju usluga građanima i drugim aktivnostima kojima se institucije bave zadovolje standardi kvalitete i da se to učini na ekonomičan, učinkovit i djelotvoran način, odnosno da se potroši što je moguće manje financijskih sredstava, a pruži kvalitetna usluga.

Rukovoditelji na svim razinama upravljanja trebaju biti svjesni da upravljanjem, odnosno donošenjem odluka impliciraju financijske učinke, vidljive prije ili kasnije i da su za njih odgovorni, a time onda i odgovorni za financijsko upravljanje i sustave unutarnjih kontrola.

Upravljanje po načelu „vrijednost za novac“ s razvijenom upravljačkom odgovornošću na svim razinama upravljanja zahtijeva adekvatne sustave unutarnjih kontrola.

Odredbama Zakona o sustavu unutarnjih kontrola u javnom sektoru definirane su međusobno povezane komponente koje čine sustav unutarnjih kontrola:

– kontrolno okruženje

– upravljanje rizicima

– kontrolne aktivnosti

– informacije i komunikacija

– praćenje i procjena sustava.

To nas dovodi do treće važne karakteristike sustava unutarnjih kontrola, a to je sustavni pristup i pogled na kontrole, u kojem „klasične“ kontrolne aktivnosti predstavljaju tek jednu od komponenata sustava unutarnjih kontrola.

Temeljni propisi kojima se uređuje upravljanje javnim financijama i definiraju pravila za financijsko upravljanje i sustav unutarnjih kontrola u javnom sektoru jesu:

– Zakon o proračunu

– Zakon o sustavu unutarnjih kontrola u javnom sektoru

– Zakon o fiskalnoj odgovornosti.

Budući da sustav unutarnjih kontrola u sebi integrira brojna područja poslovanja koja se detaljnije uređuju kroz brojne druge zakone i podzakonske propise, upute, smjernice i sl., regulativu koja uređuje ovaj sustav treba sagledati u širem spektru, a ne samo kroz tri temeljna zakona.

Za sveobuhvatan i cjelovit pristup razvoju financijskog upravljanja i sustava unutarnjih kontrola u javnom sektoru potrebno je uzeti u obzir činjenicu da su određene institucije unutar javnog sektora međusobno povezane i da ta povezanost utječe na razvoj ovog sustava. Povezanost institucija kroz osnivačke odnose, način financiranja, provedbu strateških ciljeva, konsolidaciju financijskih planova i izvještaja te funkcionalna povezanost pojedinih institucija utječe na obuhvat razvoja financijskog upravljanja i sustava unutarnjih kontrola i zahtijeva koordiniran pristup u razvoju ovog sustava između povezanih institucija.

Sustav unutarnjih kontrola razvija se s razlogom da bi institucije u javnom sektoru kroz taj sustav unaprijedile i poboljšale poslovanje.

Kako će sustav funkcionirati u praksi, prvenstveno ovisi o samim korisnicima proračuna na kojima je odgovornost da u svakodnevnom poslovanju implementiraju pojedine elemente i da taj sustav koriste i razvijaju.

Propisi i akti iz područja unutarnjih kontrola: